Vermeidung von Cash-Verlusten durch Verringerung des Überzahlungsrisikos

Komplexe Geschäftsprozesse und Transaktionen mit mehreren Lieferanten setzen Unternehmen dem Risiko von Überzahlungen aus. Zudem konzentrieren sich Beschaffungsorganisationen darauf, die Gewinnspannen ihrer Unternehmen zu schützen, indem sie dynamische Handelsbedingungen in die vertraglichen Vereinbarungen aufnehmen. Vertragsklauseln, die bei der Bearbeitung von Rechnungen nicht berücksichtigt werden, führen zu Fehlern und überhöhten Zahlungen. Diese Fehler kosten die Unternehmen Millionen von Dollar. Laut einer Schätzung des Institute of Finance and Management (IOFM) werden weltweit 0,2-2% aller Zahlungen fehlerhaft ausgeführt. Genpact kann helfen. Unser End-to-End-Auditprogramm für Nachzahlungen (PPA) konzentriert sich auf die Identifizierung und Wiedererlangung von irrtümlich geleisteten Überzahlungen und zeigt Kontrolllücken im System auf, um Cash-Verluste zu verhindern. Mit einer größeren Transparenz können Unternehmen sofort Überzahlungen zurückgewinnen und den Wert langfristig erhalten.

Das Institute of Finance and Management (IOFM) schätzt, dass weltweit 0,2 bis 2 % der gesamten Zahlungen fehlerhaft getätigt werden

Ein Unternehmen mit einem Umsatz von beispielsweise 1 Milliarde Dollar hat, je nach Branche in der es tätigt ist, der Komplexität seiner Geschäftsprozesse und dem Zustand seiner Procure-to-pay-Kontrollen (P2P), wahrscheinlich eine Abweichung von 0,05 bis 0,3 %.

Lieferanten haben unterschiedliche Handelsvereinbarungen und eine unterschiedliche Dynamik in der Lieferkette, einschließlich externer Faktoren, die sich auf die Preise auswirken - wie z. B. die zugrunde liegenden Rohstoffpreise, die die Komplexität erhöhen und zu Cash-Verlusten führen. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Handelsvereinbarungen nicht in einer strukturierten Form erfasst werden, z. B. Vereinbarung von Handelsbedingungen per E-Mail.

Jede Branche hat ihre eigenen Merkmale und Risiken. Wussten Sie, dass den 10 größten US-Einzelhändlern jedes Jahr bis zu 1,7 Milliarden Dollar an Lieferantenzahlungen entgehen? Für Einzelhändler mit einem großen Lieferantenstamm bedeuten ein dynamisches Preisumfeld, Nachlässe, Rabatte und Skonti, dass die Rechnungsstellung und die Zahlungen einer genaueren Prüfung bedürfen. Und in der Automobilbranche beeinflussen Lieferengpässe, Garantien und Rückrufe die Preisgestaltung und Rechnungsstellung, so dass Diskrepanzen und Fehlern Tür und Tor geöffnet sind. Aus der Perspektive der Rückgewinnung von Zahlungsausfällen können auch ausgabenintensive Bereiche wie Fracht, Werbung und Telekommunikation Anlass zur Sorge geben. Zahlungsausfälle können je nach Branche und Komplexität des Unternehmens zwischen 2 und 8 % des Ausgabenvolumens ausmachen.

Wie können Unternehmen also die sich verändernden Geschäftsszenarien in den Griff bekommen, das verlorene Geld zurückgewinnen und verhindern, dass ihnen in Zukunft die gleichen Fehler unterlaufen?

Die Zusammenarbeit mit einer PPA-Firma kann Unternehmen dabei helfen, diesen Strom einzudämmen. Die PPA-Lösung von Genpact konzentriert sich auf die Erfassung von Diskrepanzen im gesamten Lieferkettenprozess. Durch die Kombination unserer Branchen- und Fachkenntnisse mit fortschrittlicher digitaler Technologie und Analysefähigkeiten gehen wir bis ins kleinste Detail, um Transaktionsdaten zu analysieren, Überzahlungen zu identifizieren und verlorene Gelder zurückzufordern (Abbildung 1).

Wir helfen unseren Kunden, Einblicke in die Ursachen für die Komplexität ihrer Beschaffungsprozesse zu gewinnen und die grundlegenden Prozesse und Kontrolllücken zu schließen. Und im dritten Jahr sind die Cash-Verlusten um 60-70 % zurückgegangen. Die Prüfung und Wiederherstellung ist nicht invasiv, was bedeutet, dass das Tagesgeschäft im Unternehmen normal weiterlaufen kann.

Genpact setzt ein spezielles Projektmanagementbüro (PMO) ein, das mit Fachexperten besetzt ist und mit dem PMO-Team des Kunden zusammenarbeitet. Auf der Grundlage dieses Wissensaustauschs setzen wir unsere Prüfungsstrategien ein, um die Rückflüsse zu maximieren. Unser Prüfungsumfang für Rückforderungen umfasst:

• Doppeltes Audit
• Rechnungsprüfung
• Vertragsprüfung
• Prüfung von Rohstoffen
• Prüfung unstrukturierter Daten

Genpact führt Risikoszenarien durch, die spezifisch auf das Geschäfts- und Branchenumfeld des Kunden zugeschnitten sind, nutzt die Ergebnisse, um Bereiche mit potenziellen Cash-Verlustenausfindig zu machen, und analysiert dann die ursächlichen Transaktionen, identifiziert Ausnahmen, bestätigt Leckagen und erhebt Ansprüche auf Wiederherstellung. Die Leckagen variieren von Branche zu Branche und liegen zwischen 0,05 und 0,25 %, abhängig von verschiedenen Risikoparametern wie der Art des Geschäfts, der Größe des Unternehmens und der Vielzahl der ERP-Systeme.

Neben der Wiederherstellung von Cash-Verlusten, konzentrieren wir uns auch auf die eigentlichen Ursachen. Wir arbeiten daran, andere potenzielle Verlustbereiche ausfindig zu machen, um Prüfungs- und Wiedereinziehungsmaßnahmen einzuleiten und so weitere Ressourcen freizusetzen.

Um die Dinge zu beschleunigen und die Kosten niedrig zu halten, bringen wir eine Datenbankmit mehr als 150 Risikoalgorithmen und Audit-Arbeitsmappen mit, die sofort eingesetzt werden können. Im Rahmen des Wiederherstellungsprogramms, setzen wir mehrere digitale Interventionen ein, um die Wiederherstellungsergebnisse zu maximieren, Geschäftseinblicke zu generieren und die Governance und Kundenerfahrung zu verbessern. Das Programm arbeitet vollständig auf der Grundlage eines selbstfinanzierten Modells und stellt sicher, dass unsere Kunden einen größeren Anteil an den zurückgewonnenen Geldern erhalten.

Bei einem Fortune-100-Einzelhandelsunternehmen gingen Einnahmen an mehr als 20.000 Lieferanten verloren. Es handelte sich um ein komplexes Geschäft mit dynamischer Preisgestaltung, großen Warenmengen, Werbevereinbarungen und vielen Vertragsbedingungen, die mit den Lieferanten vereinbart wurden, statt mit nicht vertraglichen Vereinbarungen.

Mit unserer PPA-Recovery-Lösung hat das Unternehmen:

• Verluste von mehr als 400 Millionen Dollar von mehr als 20.000 Lieferanten, in über 100 verschiedenen Verlustszenarien in Bezug auf Rabatte, Nachlässe, Preisnachlässe, Preisnachlässe, Preisnachlässe, Rückrufe, Duplikate, Rücksendungen, offene Gutschriften und mehr wiederhergestellt
• Eine Steigerung der Rückgewinnung um mehr als 11 % im Vergleich zum Vorjahr erzielt, durch die Identifizierung neuer Analysemöglichkeiten
• Verlusten aus bestehenden Quellen in Höhe von ca. 20 Millionen Dollar eliminiert, durch Implementierung neuer Kontrollen in der ERP-Systemkonfiguration und Prozessoptimierung

Genpact hat Erfahrung mit der Bereitstellung von PPA-Lösungen in großem Umfang und hat in Branchen wie Einzelhandel, Konsumgüter, Biowissenschaften, Produktion und Dienstleistungen mehr als 1 Milliarde US-Dollar zurückgewonnen. Wir tun dies an der Seite des Kunden, indem wir Ihnen eine Cloud-Plattform zur Verfügung stellen, auf der Sie er den Status von Feststellungen und Wiederherstellungen in Echtzeit einsehen und mit dem Best-in-Class-Kontrollverfahren austauschen können, um zukünftige Lecks zu verhindern.

Unser fundiertes Fachwissen im Bereich P2P, unsere Erfahrung mit der Verwaltung großer Kreditorenbuchhaltungen auf der ganzen Welt, unsere Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung und unser intelligenter Einsatz fortschrittlicher digitaler Technologien sorgen dafür, dass Ihr PPA-Prozess effizient ist, möglichst wenig stört und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist - ganz gleich, wie komplex dieses ist.